Lưu giữ giấy tờ căn hộ Vinhomes Star City: giữ gì, giữ ở đâu, giữ bao lâu

Từ lúc đặt cọc tới khi nhận Giấy chứng nhận, một căn hộ sinh ra khá nhiều giấy tờ: phiếu thu, hợp đồng, phụ lục, thông báo, biên bản. Lúc ký thì ai cũng cẩn thận, nhưng vài năm sau khi cần bảo hành, vay ngân hàng hay chuyển nhượng, không ít gia đình phải lục tung tủ. Với căn hộ cao cấp tại Vinhomes Star City, đại đô thị do Tập đoàn Vingroup phát triển tại mặt Đại lộ Lê Lợi, phường Hạc Thành, trung tâm TP Thanh Hóa, việc thanh toán thường chia nhiều đợt nên số chứng từ càng nhiều. Dưới đây là cách sắp xếp đơn giản mà dùng được nhiều năm.

1. Giai đoạn mua: đặt cọc và hợp đồng

Gồm văn bản đặt cọc hoặc thỏa thuận giữ chỗ, hợp đồng mua bán cùng toàn bộ phụ lục, chính sách bán hàng áp dụng cho căn của bạn tại thời điểm ký. Chính sách bán hàng hay bị quên, nhưng đó là căn cứ để đối chiếu khi có ưu đãi, chiết khấu hay quà tặng đi kèm. Cách đọc các giấy tờ này có ở bài đọc hợp đồng mua bán.

2. Giai đoạn thanh toán: phiếu thu và thông báo

Mỗi đợt thanh toán nên có đủ ba thứ: thông báo đóng tiền, chứng từ chuyển khoản và phiếu thu hoặc hóa đơn do chủ đầu tư phát hành. Xếp theo thứ tự đợt, ghi ngày và số tiền lên một bảng tổng. Nếu vay ngân hàng, giữ thêm hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp và lịch trả nợ. Khi cần đối chiếu công nợ hay chuyển nhượng, bảng tổng này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Tham khảo bài các mốc thanh toán và bài vay ngân hàng mua căn hộ.

3. Giai đoạn bàn giao: biên bản và bảo hành

Biên bản bàn giao, danh mục vật liệu và thiết bị, sổ tay hướng dẫn sử dụng, phiếu bảo hành thiết bị và các biên bản xử lý lỗi sau bàn giao. Đây là nhóm giấy tờ được dùng nhiều nhất trong vài năm đầu, vì mỗi lần báo bảo hành đều cần đối chiếu. Chụp ảnh hiện trạng căn lúc nhận và lưu cùng thư mục. Xem thêm bài checklist nhận bàn giao và bài bảo hành sau bàn giao.

4. Giai đoạn sở hữu: Giấy chứng nhận

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất là giấy tờ quan trọng nhất. Nếu căn đang thế chấp, bản gốc có thể do ngân hàng giữ; hãy giữ biên nhận của ngân hàng và bản chụp có đối chiếu. Khi nhận lại sau khi giải chấp, kiểm tra kỹ thông tin trước khi cất. Thủ tục liên quan được giải thích ở bài thủ tục sang tên.

5. Giai đoạn sử dụng: phí và hợp đồng dịch vụ

Phiếu thu phí quản lý, hợp đồng điện, nước, internet, đăng ký gửi xe, giấy tờ đăng ký cư trú. Nhóm này không cần giữ bản gốc quá lâu, nhưng nên giữ bản chụp theo năm để đối chiếu khi có chênh lệch. Nếu cho thuê căn hộ, giữ thêm hợp đồng thuê và biên bản giao nhận với người thuê. Xem bài đăng ký cư trú.

Giữ ở đâu cho an toàn?

Bản gốc nên để trong một tập hồ sơ riêng, bọc chống ẩm, cất ở chỗ khô ráo mà cả hai vợ chồng đều biết. Bản chụp lưu trên điện thoại và một nơi lưu trữ trực tuyến có mật khẩu, đặt tên file theo quy tắc dễ tìm, ví dụ năm tháng cộng tên giấy tờ. Không gửi ảnh giấy tờ tùy thân và Giấy chứng nhận qua các nhóm chat đông người. Khi có thay đổi như đổi chủ, giải chấp, cấp đổi, cập nhật ngay danh mục ở đầu tập.

Nội dung bài này mang tính tham khảo chung về cách sắp xếp giấy tờ căn hộ, không phải tư vấn pháp lý, không cam kết bất kỳ kết quả tài chính nào và không đưa ra dự báo về giá. Loại giấy tờ cụ thể, thủ tục cấp Giấy chứng nhận và chính sách tại từng thời điểm luôn theo quy định pháp luật và tài liệu chính thức do chủ đầu tư ban hành. Với trường hợp cụ thể, bạn nên hỏi thêm đơn vị chuyên môn.

Câu hỏi thường gặp