Hội nghị nhà chung cư và ban quản trị: cư dân Vinhomes Star City quyết những gì

Có một câu hỏi hầu như không ai đặt ra lúc đi xem nhà mẫu: sau này ai quyết mức phí dịch vụ, ai chọn đơn vị bảo vệ, ai duyệt việc thay thang máy khi tới hạn. Người mua thường mặc định rằng đó là việc của chủ đầu tư, rồi vài năm sau mới phát hiện phần lớn những việc ấy đã chuyển sang tay chính cư dân. Vinhomes Star City là đại đô thị do Tập đoàn Vingroup phát triển tại mặt Đại lộ Lê Lợi, phường Hạc Thành, trung tâm TP Thanh Hóa, gồm nhiều phân khu căn hộ cao cấp. Bài này giải thích cơ chế quyết định chung trong một toà chung cư, để bạn biết mình đang mua kèm những quyền gì.

1. Vì sao chuyện này liên quan tới người chưa mua

Người đang cân nhắc mua thường xếp chuyện quản trị toà nhà vào nhóm việc để tính sau. Nhưng ba khoản ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí ở của gia đình bạn lại được quyết ở đây: mức phí dịch vụ hằng tháng, cách tiêu quỹ bảo trì, và tiêu chuẩn của đơn vị vận hành. Đó là ba biến số kéo dài suốt thời gian bạn sống trong căn hộ.

Nói cách khác, khi hỏi một căn hộ có đắt hay không, phần lớn người mua chỉ nhìn giá bán. Trong khi phần chi trả đều đặn về sau lại nằm ở bảng phí — chủ đề được nói kỹ trong bài phí quản lý và chi phí hằng tháng và bài chi phí sở hữu căn hộ. Cơ chế bài này mô tả chính là nơi những con số đó được đưa ra bàn.

2. Hội nghị nhà chung cư là gì

Đây là cuộc họp của những người sở hữu căn hộ trong toà nhà. Theo pháp luật nhà ở hiện hành, hội nghị lần đầu được tổ chức sau khi toà nhà đã bàn giao và đạt tỷ lệ căn hộ được nhận theo quy định, thường do chủ đầu tư đứng ra triệu tập; sau đó họp định kỳ hằng năm, và có thể họp bất thường khi phát sinh việc cần quyết gấp.

Tại cuộc họp, cư dân biểu quyết những việc như bầu hoặc bãi nhiệm ban quản trị, thông qua quy chế sinh hoạt của toà, thống nhất mức phí dịch vụ, duyệt kế hoạch bảo trì và nghe báo cáo thu chi. Quyền biểu quyết gắn với việc sở hữu căn hộ, và người bận việc có thể uỷ quyền bằng văn bản theo hướng dẫn trong thông báo mời họp. Mốc thời gian tổ chức tại từng toà phụ thuộc tiến độ bàn giao thực tế, nên nếu bạn quan tâm một toà cụ thể thì nên hỏi thẳng chuyên viên dự án thay vì suy đoán.

3. Ban quản trị: bên thuê, không phải bên làm

Đây là chỗ bị hiểu nhầm nhiều nhất. Ban quản trị do cư dân bầu ra, đại diện cho quyền lợi của người sở hữu căn hộ, có tư cách ký hợp đồng với đơn vị vận hành và giám sát việc chi tiêu quỹ bảo trì. Còn ban quản lý vận hành là một đơn vị dịch vụ, làm các việc hằng ngày: bảo vệ, vệ sinh, kỹ thuật, chăm sóc cảnh quan, thu phí.

Hiểu đúng ranh giới này rất thực dụng: khi cái đèn hành lang hỏng, bạn báo đơn vị vận hành; khi thấy chất lượng dịch vụ đi xuống hoặc mức phí chưa hợp lý, bạn kiến nghị lên ban quản trị và đưa ra hội nghị. Bài hệ thống quản lý vận hành mô tả kỹ hơn phần công việc hằng ngày này, còn cách phân định đâu là phần chung đâu là phần riêng có trong bài sở hữu chung và sở hữu riêng.

4. Quỹ bảo trì và những gì hội nghị được quyết

Quỹ bảo trì phần sở hữu chung là tiền góp của tập thể người mua, được gửi tại tài khoản riêng và chỉ dùng cho việc bảo trì phần sở hữu chung theo kế hoạch đã được hội nghị nhà chung cư thông qua. Việc rút và chi thường cần chữ ký của nhiều thành viên ban quản trị, có chứng từ và phải công khai cho cư dân. Quy định chi tiết theo pháp luật nhà ở và quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư hiện hành.

Điều đáng chú ý với người mua là thứ tự ưu tiên. Một toà nhà luôn có nhiều hạng mục cùng lúc muốn được sửa: thang máy, máy bơm, hệ thống phòng cháy, sơn ngoài nhà, sân chơi. Ngân sách thì có hạn, nên thứ tự làm trước làm sau được quyết theo biểu quyết. Ai đi họp, người đó có tiếng nói trong thứ tự ấy. Các hạng mục an toàn liên quan được nói tới trong bài an ninh và phòng cháy chữa cháy.

5. Người mua nên chuẩn bị gì từ bây giờ

Không cần chờ tới lúc nhận nhà mới quan tâm. Có vài việc nên làm ngay từ giai đoạn tìm hiểu. Thứ nhất, đọc kỹ các điều khoản về quản lý vận hành, phí dịch vụ và quỹ bảo trì trong hợp đồng mua bán — bài đọc hợp đồng mua bán căn hộ chỉ ra những mục hay bị lướt qua. Thứ hai, giữ lại toàn bộ giấy tờ chứng minh quyền sở hữu và biên bản bàn giao, vì đó là căn cứ để bạn thực hiện quyền biểu quyết sau này; danh mục có trong bài giấy tờ cần chuẩn bị khi mua căn hộ.

Thứ ba, làm quen với hàng xóm cùng tầng ngay từ những tháng đầu. Nghe có vẻ không liên quan, nhưng trên thực tế các kiến nghị được nhiều căn hộ cùng ký luôn có trọng lượng khác hẳn kiến nghị của một người — bài cộng đồng cư dân và văn hoá sống nói thêm về phần này. Và cuối cùng, khi nhận bàn giao, hãy ghi lại đầy đủ hiện trạng theo checklist nhận bàn giao căn hộ, vì các vấn đề trong thời gian bảo hành thuộc trách nhiệm khác với các hạng mục chi từ quỹ bảo trì; ranh giới đó có trong bài bảo hành căn hộ sau bàn giao.

6. Vài hiểu nhầm hay gặp

Hiểu nhầm thứ nhất: cho rằng ban quản trị là người của chủ đầu tư. Trên thực tế ban quản trị do cư dân bầu tại hội nghị nhà chung cư, dù chủ đầu tư có thể có đại diện tham gia theo quy định. Hiểu nhầm thứ hai: nghĩ rằng chỉ người ở thật mới được biểu quyết. Quyền biểu quyết gắn với việc sở hữu căn hộ, nên người mua rồi cho thuê lại vẫn giữ quyền của mình — điều này quan trọng với ai đang tính chuyện khai thác cho thuê.

Hiểu nhầm thứ ba, và cũng tốn kém nhất: nghĩ rằng cứ đóng đủ phí là xong trách nhiệm. Đóng phí là nghĩa vụ, còn tham gia quyết định là quyền. Bỏ quyền đó nhiều năm liền thì đến lúc phí đổi hoặc hạng mục mình cần chưa tới lượt, người thiệt là chính mình. Nếu bạn đang chọn giữa các toà và các tầng, hai bài chọn tầng căn hộ và chọn căn hộ ít ồn giúp bạn hình dung phần trải nghiệm sống hằng ngày.

Nội dung bài này mang tính tham khảo chung, mô tả cơ chế quản trị nhà chung cư phổ biến tại Việt Nam theo pháp luật nhà ở và quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư hiện hành, không phải ý kiến tư vấn pháp lý cho một trường hợp cụ thể và không đưa ra dự báo về giá hay mức phí. Quy chế của từng toà, mức phí và tiến độ tổ chức hội nghị tại từng thời điểm luôn theo tài liệu chính thức do chủ đầu tư và ban quản trị ban hành; quyền sở hữu được xác lập theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Với tình huống riêng của gia đình, bạn nên trao đổi thêm với đơn vị chuyên môn trước khi quyết định.

Câu hỏi thường gặp